定時株主総会・定時社員総会

例年、この時期は３月決算の法人様の定時株主総会、定時社員総会の開催が多く、法務部門のアウトソーシング先として、ありがたいことに多数の法人様の総会手続きに携わらせていただいております。

司法書士というと総会後の登記手続きのみ行うといったイメージですが、実際にオブザーバーとして総会に出席しその場で運営等のアドバイスをすることもありますし、恥ずかしながら総会の司会をやらせていただいたこともあります。また近年はコンプライアンスを意識される法人様も多いので、登記手続きが必要ない（事業報告、決算承認のみの決議）ケースでも、総会の招集サポート、議事録の作成などご依頼をいただいております。

そんな中で、どうしても総会の時期が重なって、兼業している役員や株主が出席できず日程調整ができない、何とかならないか、というニーズも多く、定時株主総会・定時社員総会の決議を省略する方法で対応することも増えてきています。

意外と知られていないのですが、会社法319条で株主全員の同意を得ての承認決議の省略、320条で株主全員から同意を得ての報告の省略が認められていますので、会社法319条、320条の合わせ技で、定時株主総会・定時社員総会の省略を行うことができます（一般社団法人等でも同様の手続きが規定されています。）。

全員からの同意なので、株主数が多い場合は難しいですが、株主、社員が少数であったり、親族のみといった場合には、非常に有用な手続きです。書面だけではなく、この手続きはメールでもＯＫというのが、さらに有用性を高めます。

私が担当させていただく場合は、定時総会の議案・報告事項について、提案書を作成して、当該提案書と添付書類（計算書類など）をメール添付で株主・社員に送っていいただき、同意書を送っていただくか、あるいはメールにて同意の旨を返送していただくという方法で実施しています。全員から同意の旨の返信があったときは、その同意書やプリントアウトした返信メールを議事録とともに保管していただいています。

開催のコストを削減できるといったメリットもありますし、実際に開催していない場合には上記を行うだけでコンプライアンスを守り、ＣＳＲを果たすことができますので、是非決議省略の定時株主総会・定時社員総会を活用してみてはいかがでしょうか。